Excel laisse tout saisir : c'est sa force, et c'est ce qui finit par coûter cher. Avant de structurer quoi que ce soit, il faut comprendre ce qui existe.
01 · Le point de départ
Excel est extraordinairement pratique : en deux minutes, un fichier existe et on peut y saisir à peu près n'importe quoi. C'est exactement pour cette raison qu'il est partout.
Et c'est cette liberté qui devient le problème. Une colonne finit par contenir des dates, du texte et des nombres. La même information s'écrit de dix façons. Les fichiers sont copiés, modifiés, dupliqués. De nouveaux tableaux apparaissent sans reprendre la structure des précédents.
Au fil des années, l'entreprise accumule des données et perd la maîtrise de leur organisation. Personne n'a rien fait de mal : chacun a résolu son problème du moment, avec l'outil qu'il avait sous la main.
02 · Le travail
La première étape ne change rien. Elle consiste à savoir répondre à ces questions — ce qui, très souvent, n'a jamais été fait :
Comprendre comment les données sont utilisées aujourd'hui est la première étape avant de pouvoir les structurer durablement.
03 · Une précision
Une formation apprend à se servir du logiciel. Ce n'est pas l'objet ici.
L'expertise Excel sert à autre chose : c'est une porte d'entrée dans les données de l'entreprise. Savoir lire un classeur construit par quelqu'un d'autre. Reconnaître une colonne qui sert en réalité à deux choses. Repérer, dans une formule, une règle de gestion que personne n'a jamais écrite ailleurs.
On ne juge pas les fichiers, on les comprend. Ils ont fait tourner l'activité, parfois pendant quinze ans.
Si l'un de ces classeurs est piloté par des macros, le sujet a sa propre page : migration Excel et VBA.
04 · Ce que vous recevez
Ce document suffit parfois à lui seul : plusieurs entreprises découvrent à ce moment-là qu'elles maintiennent trois fichiers pour une même information.
05 · L'étape suivante
Une fois l'existant compris, il devient possible de le transformer : nettoyer, harmoniser, modéliser, puis migrer vers une base de données qui tiendra dans le temps.
Étape 02 · Structuration et migration →Prise de contact
Un message suffit pour commencer. On regarde ensemble si le besoin est une formation, une mission, ou simplement une base à remettre d'aplomb — et un devis suit s'il y a matière.